A ferramenta de departamentos da Zárpon é um pilar fundamental para a organização interna e a melhoria da experiência do cliente. A departamentalização permite que tanto a empresa quanto o cliente tenham clareza sobre o direcionamento das interações, garantindo uma experiência mais fluida e profissional.
O que são Departamentos?
Os departamentos representam os setores ou áreas de atendimento de uma empresa (por exemplo: Vendas, Suporte, Financeiro, Logística).
A funcionalidade é altamente flexível e pode ser adaptada para diferentes modelos de negócio:
•Empresas Tradicionais: Utilizam para separar setores convencionais como Comercial, Administrativo e Suporte.
•Infoprodutores e Produtores de Produtos Físicos: Muitas vezes preferem segmentar por Produto ou Projeto. Isso permite que atendentes específicos cuidem apenas de um determinado lançamento ou linha de produtos, otimizando o conhecimento técnico e a eficiência do atendimento.
Passo a Passo para Cadastramento
Para organizar o atendimento ao cliente através de departamentos, siga as instruções abaixo:
1.Ao fazer login na plataforma Zárpon, o usuário será direcionado para o painel principal (Dashboard).
2.Clique no ícone de engrenagem (Configurações do Sistema) no canto inferior esquerdo, navegue até a seção "Conta e Usuários" e selecione Gerenciar departamentos.
3.Para criar um novo setor, clique no botão azul no canto superior da tela, intitulado + Novo Departamento (ou CADASTRAR NOVO DEPARTAMENTO).
4.Um formulário de preenchimento será aberto. Insira o Nome do Departamento desejado (por exemplo, "Vendas").
5.Na opção de seleção, escolha a partir da lista suspensa quais colaboradores (atendentes) terão acesso às conversas e demandas desse departamento específico.
6.Finalize o processo clicando no botão SALVAR.
Vinculação de Números e Colaboradores
Após a criação do departamento, a plataforma permite integrações essenciais para o fluxo de trabalho:
•Vincular Colaboradores: É possível associar e gerenciar usuários específicos para cada setor, garantindo que os atendentes certos recebam os leads adequados.
•Vincular Números de WhatsApp: O sistema permite direcionar sessões de WhatsApp para departamentos específicos. Isso garante que as mensagens recebidas em determinados números cheguem diretamente à equipe correta.
Gerenciamento da Lista de Departamentos
A tela principal de departamentos exibe uma tabela com informações valiosas para a gestão:
•Nome: A identificação do departamento.
•Quantidade de atendentes: O número exato de colaboradores vinculados àquela área.
•Ações: Ícones representando a edição (lápis) e a exclusão (lixeira) do registro.
Para facilitar a localização de registros em contas com grande volume de departamentos, utilize a barra de Pesquisar departamentos, localizada no canto superior direito da tela.
Edição de Departamentos
Se for necessário ajustar a estrutura de um setor, clique no ícone de lápis (Editar) ao lado do departamento desejado. Nesta tela, você pode alterar o nome do departamento ou modificar os atendentes vinculados a ele.
Atenção: O sistema exibe um aviso importante durante a edição. Caso algum atendente seja removido do departamento, todos os leads atribuídos a ele serão transferidos automaticamente. Este mecanismo de segurança garante que nenhum contato fique sem atendimento durante a reestruturação da equipe.
Exclusão de Departamentos
Para remover um departamento que não está mais em uso, clique no ícone de lixeira correspondente à linha do setor. Esta ação eliminará a estrutura do departamento do sistema.
Benefícios da Gestão por Departamentos
A implementação de uma gestão por departamentos na Zárpon facilita a organização interna e a gestão de colaboradores. Ao segmentar o fluxo de mensagens de acordo com a setorização definida, a empresa consegue:
•Acompanhar de perto os leads e contatos em cada área.
•Monitorar a performance individual dos colaboradores por setor.
•Profissionalizar o atendimento via WhatsApp, eliminando a mistura de temas e garantindo que o cliente seja direcionado ao especialista correto desde o primeiro contato.