Organizar sua equipe de atendimento é um passo fundamental para garantir um serviço profissional e eficiente. Na Zárpon, essa organização é feita através de Departamentos (grupos de trabalho, como Vendas e Suporte) e Usuários (os atendentes ou colaboradores que acessarão a plataforma).
Neste guia, vamos mostrar o processo na ordem correta: primeiro, a criação dos Departamentos e, em seguida, o cadastro dos Usuários que farão parte deles.
Parte 1: Criando os Departamentos (A Base da Organização)
Antes de cadastrar os membros da sua equipe, é essencial criar os setores onde eles irão atuar. Os departamentos ajudam a direcionar os clientes para a equipe certa e a organizar o fluxo de trabalho.
Siga os passos abaixo
• No menu principal da Zárpon, acesse a área de configurações e clique em Meus Departamentos
• Clique no botão Cadastrar novo departamento
• No campo Nome, digite o nome do setor que deseja criar (por exemplo: Vendas, Suporte, Financeiro, Agendamento)
• Clique em Salvar
Pronto! Seu novo departamento aparecerá na lista.
Repita o processo para criar quantos departamentos forem necessários para a sua operação.
Parte 2: Cadastrando seus Usuários (Atendentes)
Com os departamentos criados, o próximo passo é cadastrar os membros da sua equipe que irão atender os clientes.
Siga os passos abaixo
Passo 1: Acesse a área de usuários
• No menu lateral, clique em Meus Atendentes
• Clique no botão Cadastrar novo atendente
Passo 2: Preencha as informações básicas
Preencha o formulário com as informações do seu colaborador
• Nome: O nome completo do atendente
• E-mail: O endereço de e-mail que o usuário utilizará para fazer login. É para este e-mail que os dados de acesso (senha) serão enviados
• Senha e Confirmação de Senha: Crie uma senha de acesso para o usuário
Passo 3: Defina as Permissões de Acesso
• Quais números o atendente vai ter acesso? Se você possui mais de um número de WhatsApp conectado à Zárpon, aqui você define a quais deles este usuário terá permissão para visualizar e responder.
• Quais departamentos o atendente terá acesso? Selecione um ou mais departamentos que você criou na Parte 1. O usuário só verá e receberá atendimentos dos setores que forem marcados aqui.
• Poder ver todos os contatos? Esta é uma permissão crucial. É fundamental marcar esta opção para que o usuário possa receber os leads e realizar os atendimentos corretamente.
Passo 4: Finalizar cadastro
• Após preencher todos os campos e definir as permissões, clique em Salvar
• O novo usuário será criado e receberá um e-mail com suas credenciais para acessar a plataforma Zárpon
Parte 3: Gerenciando Usuários Cadastrados
Após o cadastro, você pode precisar fazer ajustes. Na lista de "Meus Atendentes", você tem as seguintes opções para cada usuário
• Editar (Ícone de Lápis): Permite alterar informações como nome, e-mail e senha do usuário
• Desativar/Excluir: Permite remover o acesso de um colaborador à plataforma
Com seus usuários e departamentos devidamente configurados, sua conta Zárpon está organizada e pronta para as etapas de automação e atendimento.
FAQ: Perguntas Frequentes sobre Usuários e Departamentos
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1. O que acontece quando eu cadastro um novo usuário? Ele é notificado?
Sim. Assim que você clica em "Salvar", o sistema envia automaticamente um e-mail para o endereço cadastrado, contendo as informações de acesso (login e senha) para que o colaborador possa começar a usar a plataforma.
2. Por que devo criar os departamentos antes de cadastrar os usuários?
Criar os departamentos primeiro permite que você, no momento do cadastro do usuário, já possa atribuí-lo corretamente ao seu respectivo setor (Vendas, Suporte, etc.). Isso otimiza o processo de configuração e garante que a distribuição de atendimentos funcione corretamente desde o início.
3. Meu colaborador esqueceu a senha. Como posso ajudá-lo?
Como administrador, você pode facilmente resolver isso. Vá em "Meus Atendentes", encontre o usuário na lista e clique no ícone de lápis para Editar. No formulário de edição, você pode definir e confirmar uma nova senha para ele.
4. Qual a importância de marcar a opção "Poder ver todos os contatos"?
Essa permissão é essencial para o trabalho do atendente. Se ela não estiver marcada, o usuário pode não conseguir visualizar ou ser atribuído a novos leads que entram no sistema, limitando sua capacidade de atender e interagir com os clientes.
5. Posso atribuir um mesmo usuário a mais de um departamento?
Sim. Durante o cadastro ou a edição de um usuário, você pode selecionar múltiplos departamentos. Isso é útil para colaboradores que atuam em mais de uma frente, como um vendedor que também presta suporte inicial.